Plano de Comunicação
Histórico de revisões
| Data | Autor | Descrição | Versão |
|---|---|---|---|
| 27/08 | Lucas Midlhey | Estrutura Inicial | 1.0 |
| 28/08 | Lucas Midlhey | Definição de Diretrizes | 1.1 |
| 28/08 | Lucas Midlhey | Cronograma de reuniões | 1.1 |
Objetivo
O presente plano tem como principal objetivo estabelecer os principais canais de comunicação que será utilizado entre a equipe de desenvolvimento, gerentes do projeto e os stakeholders. As ferramentas utilizadas tem principal função de facilitar a comunicação e torne eficiente a solução de dúvidas referentes ao andamento do projeto.
Ferramentas para os processos
| Ícone | Ferramenta | Descrição |
|---|---|---|
 | Telegram | Utilizado para mensagens rápidas, tirar dúvidas e marcar reuniões. |
 | Hangout | Ferramenta utilizada para reuniões não presenciais. |
 | Drive | Utilizado como ferramenta de comunicação estática, onde os artefatos são mantidos, caso necessário. |
 | Github | Utilizado para disponibilizar e alterar documentos para todos através da wiki |
Diretrizes e estratégia de comunicação
Comunicação Geral
A comunicação tem como principais objetivos:
Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
Manter as partes interessadas “alinhadas”.
Comunicação Interna
A comunicação interna entre os times de EPS e MDS, ocorrerá na maioria das vezes pelas ferramentas descritas na tabela acima. Os times terão reuniões presenciais semanalmente, essas reuniões são fixas. Excepcionalmente se houver a necessidade de uma reunião extraordinária para a discussão ou resolvimento de alguma pendência urgente, a reunião poderá acontecer qualquer dia da semana com horário que contemplar a maior quantidade de membros presentes. haverão também breves reuniões diárias conduzidas pelo time de desenvolvimento.
Gerência de reuniões
Reuniões semanais
Toda reunião do projeto deverá ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas práticas abaixo:
Planejamento (Pré-Reunião):
Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos);
Escolher participantes (somente os necessários) e convocá-los com a pauta;
Preparar a reunião (Identificar as informações necessárias e providenciá-las).
Realização (Durante Reunião):
Esclarecer quem conduz, quem faz a ata e critérios de tomada de decisão;
Registrar principais decisões, ações e prazos com os respectivos responsáveis;
Determinar data da próxima reunião quando necessário.
Acompanhamento (Pós-Reunião):
Distribuir a pauta da reunião em até 24h antes do início;
Monitorar as ações e comunicar correções de desvios e progressos.
Para evitar problemas nas conferências via vídeo e áudio, os itens abaixo devem ser verificados:
Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos;
Teste antes e solicite o mesmo para os participantes;
Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos.
Reuniões diárias
Toda reunião diária deverá ser conduzida pelo time de desenvolvimento tendo no máximo 15 minutos de duração onde será feito 3 perguntas básicas:
O que eu fiz ontem que ajudou o Time de Desenvolvimento a atender a meta da Sprint?
O que eu farei hoje para ajudar o Time de Desenvolvimento atender a meta da Sprint?
Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou o Time de Desenvolvimento no atendimento da meta da Sprint?
Estas reuniões têm como objetivo promover o alinhamento entre o time e dar a visão de como está o progresso dos itens do Sprint Backlog.
Todos os impedimentos existentes devem ser gerenciadas pelo Scrum Master.
Cronograma de Reuniões
| Reunião | Horário |
|---|---|
| Daily Meeting | Segunda à sexta às 19:00 |
| Semanal | Sábados das 14:00 às 18:00 |
Referências
IEEE (2012), IEEE Guide--Adoption of the Project Management Institute (PMI) Standard A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)--Fifth Edition.